Saat sedang menghadiri acara pernikahan seseorang, pernahkah kamu bertanya-tanya apa sih fungsi dan tugas wedding organizer (WO) di sana? Mengapa mulai banyak orang yang memilih menggunakan wedding organizer untuk momen sakral mereka?
Sebelum membahas mengenai tugas dari wedding organizer, tak ada salahnya untuk mengetahui seluk beluknya terlebih dahulu. Yuk simak penjelasan berikut.
Apa itu wedding organizer?
Jika kita mundur ke beberapa tahun dahulu, mungkin istilah wedding organizer masih terdengar asing di telinga banyak orang. Mayoritas calon pengantin lebih memilih mempersiapkan acara pernikahan mereka sendiri, dengan bantuan dari keluarga atau kerabat dekat.
Seiring berkembangnya zaman, banyak yang mulai menyadari keberadaan wedding organizer dan mulai menggunakan jasanya. Hal ini karena calon pengantin, yang kebanyakan adalah kaum milenial, sedang disibukkan dengan pekerjaannya masing-masing.
Karena kesibukan tersebutlah para calon pengantin kesulitan untuk mempersiapkan segala sesuatu terkait pernikahan mereka. Di sinilah tugas wedding organizer dibutuhkan guna membantu kelancaran berjalannya sebuah pesta pernikahan. Mulai dari akad/pemberkatan hingga proses resepsi.
Dalam melaksanakan tugasnya, wedding organizer akan dibagi dalam beberapa tim guna membantu pelaksanaan pernikahan seseorang. Tujuannya agar semua bagian yang terlibat pada hari H bisa beres tanpa ada yang terlewat.
Perbedaan wedding organizer dan wedding planner
Sebelum lanjut membahas perihal tugas wedding organizer, kamu harus mengetahui dahulu perbedaannya dengan wedding planner. Pasalnya, selama ini banyak yang menganggap kedua penyedia jasa pernikahan itu sama. Padahal kenyataannya tidak.
Wedding planner punya tugas untuk mengurus konsep pernikahan mulai dari nol. Mereka akan membantu mempersiapkan pernikahan calon pengantin mulai dari memikirkan konsep, membuat jadwal, hingga memilihkan vendor yang sesuai.
Sementara tugas wedding organizer lebih kepada membantu mewujudkan bayangan dan konsep pernikahan yang telah dipikirkan oleh calon pengantin. Biasanya wedding organizer akan meminta daftar vendor pilihan calon pengantin untuk membantu proses komunikasi guna memastikan kelancaran semua persiapannya.
Perbedaan lain terkait soal waktu. Di mana wedding planner mulai bekerja minimal enam bulan sebelum hari H karena harus mempersiapkan segalanya dari nol. Sementara tugas wedding organizer masih bisa dilakukan satu bulan sebelum hari pernikahan sang calon mempelai.
Fungsi dan tugas wedding organizer
Sekilas mungkin menyenangkan rasanya bisa membantu para calon pengantin dalam mewujudkan pernikahan impian mereka. Meski begitu, pekerjaan wedding organizer sesungguhnya begitu menantang karena diperlukan komunikasi yang sangat baik, cepat tanggap, serta jiwa pekerja keras yang tinggi untuk mengemban tiap tugasnya.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tugas wedding organizer yang penting dilakukan untuk menyukseskan pernikahan kedua mempelai:
Berkoordinasi dengan semua vendor yang dipesan
Tugas wedding organizer yang pertama adalah untuk memastikan pekerjaan semua vendor yang telah kamu pesan. Perlu diingat, kamu perlu memberikan daftar semua vendor yang dipesan ketika bertemu dengan pihak wedding organizer.
Misalnya melakukan koordinasi dengan tim venue guna memastikan bila layout telah dibuat sesuai keinginan. Contoh lain adalah menyesuaikan tata letak antara pihak catering dan tim dekorasi agar tidak terjadi bentrok atau perbedaan.
Tidak hanya itu. Wedding organizer juga harus menyusun rundown atau susunan acara dan membagikannya kepada semua vendor. Dengan begitu, semua vendor bisa mengetahui waktu loading barang dan jam harus standby selama acara berlangsung.
Melakukan koordinasi dengan keluarga calon mempelai
Bukan hanya pada vendor, tugas wedding organizer juga termasuk melakukan koordinasi dengan pihak keluarga dari calon mempelai. Biasanya, pihak keluarga juga punya inisiatif untuk membantu keberlangsungan acara pernikahan. Misalnya menjadi penerima tamu atau penanggung jawab konsumsi.
Selama persiapan berlangsung, wedding organizer juga menjadi jembatan penghubung antara pihak vendor dengan keluarga mempelai.
Selain itu, wedding organizer juga bertugas untuk membantu kebutuhan keluarga calon mempelai selama acara. Contohnya membuat catatan list untuk foto bersama atau permintaan khusus lainnya.
Ketika hari H, wedding organizer juga wajib memberi arahan kepada pihak keluarga mengenai apa saja yang harus mereka lakukan. Tujuannya agar keluarga juga dapat mengikuti rundown yang telah disepakati bersama sebelumnya.
Mengurus segala keperluan pengantin
Meski sudah masuk hari H, tugas wedding organizer ternyata masih belum selesai. Mereka masih harus menemani dan memenuhi segala kebutuhan para mempelai di pelaminan agar tidak kebingungan. Termasuk menyiapkan makanan bagi mereka dan hal-hal kecil lainnya.
Selain mempersiapkan segala hal tersebut, tim wedding organizer juga akan mengarahkan pasangan mempelai agar rundown yang dibuat dapat berjalan dengan baik. Jadi, acara bisa berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu. Sebuah pilihan terbaik bagimu yang menyewa gedung atau ruangan sebagai venue pernikahanmu.
Mengorganisir jalannya acara
Tugas wedding organizer lainnya adalah untuk mengorganisir jalannya acara pernikahan. Ini merupakan tanggung jawab terbesar dari tim wedding organizer. Mereka akan habis-habisan guna memastikan semua acara bisa berlangsung.
Tim wedding organizer wajib tiba lebih dulu di lokasi untuk melakukan berbagai persiapan akhir sesuai dengan pembagian tugas masing-masing. Mereka juga harus memastikan bahwa semua panitia, keluarga, dan calon mempelai telah mengikuti tiap sesi rundown acara. Bisa dibilang sukses atau tidaknya suatu acara pernikahan sangat bergantung pada kinerja tim wedding organizer.
Menjadi timekeeper
Sebagai pengatur penyelenggaraan acara, tugas wedding organizer lainnya adalah menjadi time keeper untuk memastikan waktunya agar sesuai dengan rundown. Tim wedding organizer haru mengingatkan tiap vendor mengenai kapan waktu harus menyiapkan diri serta mengecek kesiapan mereka sebelum acara dimulai.
Menjalankan rencana darurat
Walau sudah direncanakan sedemikian rupa, ada kalanya rundown yang dibuat harus berhadapan dengan halang rintangan tertentu. Misalnya saja terjadinya hujan deras ketika melangsungkan pernikahan di lokasi outdoor.
Di sinilah tugas wedding organizer untuk menjalankan rencana darurat yang telah dibuat. Mereka akan melakukan koordinasi dengan keluarga dan para vendor mengenai langkah yang sebaiknya dilakukan.
Berkat inilah banyak orang yang mulai tertarik menggunakan jasa wedding organizer. Karena mereka tidak perlu lagi merasa khawatir bila ada hal-hal yang tidak diinginkan selama acara pernikahan.
Menyelesaikan tugas pasca acara
Acara selesai, tugas wedding organizer masih belum berakhir begitu saja. Ketika selesai acara, tim wedding organizer bertanggung jawab untuk mengirimkan berbagai hantaran. Kado, hingga mahar milik pasangan pengantin ke rumahnya.
Tidak hanya itu, tim wedding organizer juga wajib menjamin keamanan dari kotak amplop yang berisi uang dari para tamu undangan selama acara. Biasanya kotak ini cukup rentan terhadap ancaman pencuri nakal.
Tips memilih wedding organizer yang baik
Setelah mengetahui tugas dari wedding organizer, kamu mungkin tertarik untuk menggunakan jasa mereka. Namun, kamu harus berhati-hati dalam memilih wedding organizer karena akan sangat mempengaruhi kesuksesan acara pernikahan. Dalam hal ini, kamu bisa mencoba tips sebagai berikut;
- Cari referensi wedding organizer dari teman atau keluarga yang pernah menggunakan jasanya
- Perhatikan reputasi dari wedding organizernya. Pastikan mereka memiliki reputasi dan kinerja yang baik
- Sebaiknya pilih wedding organizer yang fleksibel agar dapat menyesuaikan budget darimu sesuai kebutuhan
Pernikahan merupakan momen sakral bagi setiap insan manusia. Oleh sebab itu, sudah menjadi tugas wedding organizer untuk membantu pelaksanaannya agar lebih sukses dan lancar.
Setelah menjalani proses pernikahan yang melelahkan tersebut, pastikan kamu dan pasanganmu mendapat istirahat yang baik dengan kasur springbed terbaik. Coba sekarang kasur Ocean Springbed yang sudah meraih penghargaan Superbrands 2021.